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È possibile gestire efficacemente gli standard IFS/BRC con un unico software senza dover acquistare un gestionale per ogni punto richiesto dallo standard?  

L’IFS (International Food Standard) e BRC (British Retailer Consortium) sono gli standard che si rivolgono alla Grande Distribuzione Organizzata (GDO) e permettono alle aziende del settore di assicurare la qualità e la sicurezza dei prodotti alimentari che vende oltre a controllare il livello qualitativo dei prodotti col proprio marchio. Le differenze tra i due standard sono principalmente due, la prima riguarda i paesi in cui sono stati emessi, la BRC è nata in Inghilterra dove ormai è istituzionalizzata mentre l’IFS è stata emessa dai più importanti marchi della GDO tedesca, francese e italiana. La seconda differenza invece riguarda il metodo di valutazione della conformità: l’IFS adotta un punteggio di valutazione percentuale, mentre la BRC per gradi di conformità (A,B,C). Tuttavia, entrambi gli standard hanno lo stesso obiettivo come anche gli stessi principi cardine ed infatti nelle ultime edizioni le norme si sono allineate facilitando così la possibilità di audit di certificazione congiunti.

Quali sono i vantaggi principali di chi aderisce all’ IFS/BRC?

Sono principalmente tre i grandi vantaggi:

  1. comunicare l’impegno sulla sicurezza alimentare e, in caso di incidente, limitare le possibili conseguenze di carattere legale, dimostrando di aver preso tutte le misure ragionevoli per evitarlo;
  2. avere uno strumento per migliorare la gestione della sicurezza alimentare, tramite controllo e monitoraggio dei fattori critici;
  3. ridurre l’incidenza di sprechi, rilavorazioni e richiami dei prodotti e quindi avere una riduzione generale dei costi di produzione.

È possibile gestire efficacemente ed efficientemente i requisiti richiesti dallo standard senza perdere troppo tempo e riducendo il rischio d’errore rispetto ad una gestione basata su fogli Excel o Word?  

Sì con QualiWare che permette di gestire perfettamente quanto richiesto dall’IFS/BRC: dalla gestione della documentazione, agli audit, dalla formazione del personale alle non conformità, fino a gestire la manutenzione delle attrezzature e individuare i rischi a prescindere da quali essi siano.

Negli standard (come nella ISO 9001) si parla di informazioni documentate e tracciate che devono essere reperibili in qualsiasi momento.

Con QualiWare questi requisiti vengono rispettati perché il software aiuta a gestire la documentazione avendone sempre evidenza, inoltre permette di avere sempre a disposizione uno storico e il numero di revisioni sempre aggiornato. Con il QW-07 la documentazione presente in azienda viene gestita in modo pratico e attivo perché non si limita ad essere un semplice archiviatore, ma permette anche di modificare i documenti direttamente nel sistema grazie alla tecnologia QWay Cloud Components che dà la possibilità di creare e salvare automaticamente i file aggiornandone il contenuto senza dover tutte le volte scaricare e ricaricare i file (per saperne di più clicca QUI.

Nello standard le attività di audit interni ed esterni sono ritenuti molto importanti in quanto strumenti utili a garantire la qualità del prodotto da commercializzare. Con il modulo QW-08 di QualiWare è possibile rispondere in modo puntuale a ciò che viene richiesto, definendo varie tipologie di Audit come ad esempio sul sistema, sul processo, sul prodotto o su reparto con facilità e in un’unica schermata user friendly e intuitiva. Inoltre, vi è la possibilità d’importare la check-list predefinite a seconda della tipologia di Audit e registrarne i risultati in modo semi automatizzato. L’IFS richiede anche di gestire tutte le non conformità derivanti sia dai controlli, dalle segnalazioni, o dai reclami dei clienti, aggiungendo che debbano “possibilmente essere rintracciabili nel più breve tempo possibile”.  Questo requisito viene risolto con il modulo QW-05 che permette una gestione strutturata ed efficiente delle Non Conformità, indifferentemente dall’evento che le ha scatenate, ed è possibile rintracciarle in pochi secondi grazie ad un’interrogazione SQL.

Relativamente alla gestione del personale, oltre alla consegna dei giusti DPI entro le scadenze, si pone particolare attenzione alla formazione, asserendo che “tutto il personale che svolge attività tali da incidere sulla sicurezza, la legalità e la qualità dei prodotti deve essere in possesso delle competenze necessarie in termini di istruzione, esperienza di lavoro e/o formazione, commisurate al proprio ruolo, sulla base di un’analisi dei pericoli e valutazione dei rischi associati. Con il modulo QW-09 è possibile gestire i dati professionali del personale, le competenze, le funzioni svolte e l’addestramento frequentato ed anche i rischi relativi alla mansione, da un’unica maschera in modo semplice e strutturato.

L’IFS/BRC parla anche di analisi dei rischi sui processi, aspetto che in QualiWare è risolto con il modulo QW-21 che permette di individuare ed analizzare i rischi potenziali e consente di gestirne l’attività di prevenzione in modo efficace.

Un altro requisito previsto negli standard è la valutazione del fornitore. Nonostante venga trattata in punti diversi per fornitori di prodotti in produzione (cap.3.5.4.) e per fornitori di prodotto traded (cap. 9.1), i punti da rispettare sono gli stessi, come analogo è il meccanismo per rispettare la conformità, ovvero disporre delle procedure per l’approvazione dell’ultimo produttore o confezionatore dei prodotti alimentari commercializzati ai fini di garantire la sicurezza, la legalità e la conformità a qualsiasi specifica di prodotto definita. Naturalmente tutta la documentazione che attesta la conformità alle specifiche indicate deve essere tracciata e sempre disponibile per avere evidenza che quanto richiesto sia stato compreso dal fornitore. Con QualiWare questo requisito viene rispettato grazie all’uso del portale fornitori. Questa piattaforma ottimizza la comunicazione tra produttori e fornitori in quanto dà la possibilità di inviare loro comunicazioni e averne sempre traccia, e facilita di gran lunga il recupero della documentazione se paragonato ad una comunicazione tramite posta elettronica. È possibile anche richiedere al sistema di allertare il ricevente della comunicazione tramite mail, in questo modo sarà impossibile per il fornitore dimenticare di rispondere ad una richiesta o non visionare un documento. Oltre all’uso del portale, la valutazione del fornitore è considerevolmente ottimizzata se basata su un sistema che possa, dopo aver definito i parametri di valutazione, assegnargli un voto e quindi una classe d’appartenenza. In QualiWare questa funzione è svolta dal modulo QW-11, Valutazione Fornitori, che permette, una volta impostati i parametri di valutazione, di calcolare la classe a cui il fornitore appartiene e mantenerla costantemente aggiornata in base agli aspetti che si è ritenuto opportuno considerare.

In ultima battuta, ovviamente non per importanza, si parla della manutenzione dei macchinari secondo le scadenze o in base al ciclo di utilizzo. Manutenere le attrezzature in modo efficiente ed efficace senza dimenticare le scadenze risulta di gran lunga semplificato se ci si serve del modulo QW-06, “Controlli Strumenti ed Attrezzature”, in quanto permette un monitoraggio costante degli strumenti e delle attrezzature presenti in azienda ma anche di pianificare i controlli e gli interventi da effettuare sui vari strumenti, con la possibilità di distinguere la metodologia per criteri temporali o di utilizzo così da azzerare l’errore umano in relazione alle scadenze da rispettare.

In sintesi: 

 

Requisito dello standard IFS Come gestirlo con QualiWare?
Documentazione: informazione tracciata, documentata, reperibile Modulo QW-07
Gestione del personale: formazione, rischi, salute, consegna DPI Modulo QW-09
Audit interni ed esterni Modulo QW-08
Trattamento Non Conformità, applicazione Azioni Preventive, gestione segnalazione e reclami Modulo QW-05
Analisi dei rischi Modulo QW-21
Controllo strumenti e attrezzature Modulo QW-06
Valutazione fornitori Modulo QW-11

Portale fornitori

Stai cercando un software che ti aiuti a gestire correttamente lo standard IFS ottimizzando i tempi che dedichi  a quest’attività e che ti consenta di rintracciare tutta la documentazione nel minore tempo possibile ? 

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