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Stai pensando o hai già pianificato di adeguare il tuo sistema di gestione per la qualità alla ISO 9001:2015?

Vuoi conoscere quali sono le principali osservazioni e non conformità che sono state riscontrate dagli auditor durante le verifiche per la certificazione ISO 9001:2015 per poter correre ai ripari prima che tocchi a te?

Anche se le aziende che hanno effettuato il passaggio alla nuova ISO 9001:2015 sono,in percentuale, veramente poche, è possibile già farsi un’idea di quali sono i punti dell norma per i quali sono state aperte più osservazioni e non conformità da parte dei valutatori.

Questi punti sono, dal 2015 ad oggi, il 7, l’8 e il 10 che come puoi vedere nel grafico sotto hanno ricevuto, rispetto agli altri, un alto numero di osservazioni e non conformità, a volte anche gravi.

Grafico delle segnalazioni e non conformità riscontrate durate gli audit di certificazione ISO 9001:2015

Questi punti riguardano il SUPPORTO(p.to 7), le ATTIVITA’ OPERATIVE (p.to 8) e il MIGLIORAMENTO (p.to 10).

Osservazioni e non conformità legate al punto 7

Le segnalazioni riguardano la manutenzione delle infrastrutture e dei sistemi di misurazione che servono per effettuare i controlli di qualità sui prodotti, la determinazione delle competenze relative alle risorse la cui attività impattano sulla gestione della qualità e la relativa formazione ed infine la comunicazione, sia interna che esterna, relative al sistema di gestione della qualità.

Le problematiche legate a questo punto della norma riguardano diverse componenti dell’azienda.

Primo tra tutti la necessità di determinare e manutenere in maniera corretta tutto ciò che riguarda le infrastrutture in termini di edifici ed impianti (quindi macchinari, strumenti ed attrezzature), ma anche in termini di hardware, software ed in generale ciò che riguarda la struttura informatica dell’azienda. e quindi in questo caso devono essere coinvolto sia chi si occupa di manutenzione degli impianti, sia chi si occupa dell’infrastruttura informatica.

C’è poi un problema legato alla gestione delle competenze che si divide in due tronconi differenti, ma conseguenti tra di lor.

Da una parte la definizione delle competenze necessarie per svolgere una determinata attività, compito che dovrebbe svolgere chi realmente conosce questa attività (ad es. un capo turno o un operaio più anziano).

Dall’altra c’è la gestione ed il monitoraggio della formazione necessaria affinché chi deve svolgere una determinata funzione abbia le competenze per svolgerla. In questo caso il compito può spettare alle Risorse Umane.

Sempre legato al punto 7 c’è poi un problema di comunicazione che spesso non viene gestita nella maniera corretta, non individuando correttamente i modi, i tempi e chi dovrà comunicare le informazioni necessarie sia internamente che con l’esterno.

Osservazioni e non conformità legate al punto 8

Per il punto 8, in cui si parla di “Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno” le osservazioni si sono focalizzate sulla valutazione, monitoraggio e ri-valutazione dei fornitori esterni.

Spesso la valutazione dei fornitori viene fatta su dati incompleti e che non consentono di controllare correttamente i parametri che vanno ad impattare maggiormente sulla realizzazione del prodotto/servizio perchè fatta all’ultimo momento una volta all’anno, quando magari è troppo tardi per correggere un problema.

Inoltre, sempre sul punto 8, gli auditor hanno evidenziato la difficoltà o comunque le mancanze delle aziende in termini di “controllo della produzione e dell’erogazione dei servizi”, determinati sia dalla mancanza di documentazione che da problemi legati al monitoraggio in fase di accettazione o produzione dei processi o degli output.

Sullo stesso principio dei problemi legati al punto 7 manca poi una valutazione delle reali competenze necessarie a svolgere queste attività.

Osservazioni e non conformità legate al punto 10

Il punto 10 riguarda il miglioramento ed anche qui sono diverse le segnalazioni riscontrate, la maggior parte delle quali riguarda il miglioramento continuo e quindi la pianificazione ed attuazione di azioni che portino a migliorare l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di gestione per la qualità.

Quest’ultimo punto raggruppa in se tutta la serie di mancanze che fanno parte dell’intero sistema di gestione.

Il problema che accomuna tutti i punti della norma, non solo quelli dove sono state aperte più non conformità da parte dei verificatori, è la gestione di tutte queste informazioni documentate che ancora troppo spesso sono gestite in maniera cartacea o su sistemi informatici destrutturati e slegati tra di loro.

C’è una soluzione?

Basterebbe essere in grado di convogliare tutte queste informazioni in un unico sistema per ottenere in un colpo solo una migliore gestione delle infrastrutture, delle risorse, delle competenze e del prodotto.

Si potrebbe valutare meglio i fornitori portando una serie di miglioramenti sia dal punto di vista della qualità del prodotto, ad esempio scegliendo un fornitore che mi consegna materia prima senza difetti, oppure una diminuzione dei prezzi, ad esempio rinegoziando i termini di acquisto con quei fornitori che consegnano in ritardo costringendo l’azienda a consegnare il lavoro finale al cliente in ritardo.

Di nuovo la presenza di un sistema strutturato che ti consente di collezionare i risultati dei controlli in accettazione, in produzione o sul prodotto finito ti consentirebbe di pianificare in maniera migliore l’acquisto di materiale o la consegna dei tuoi prodotto. Potendo ad esempio mandare in free-pass la materia prima inviata dai quei fornitori che sai aver consegnato sempre materiale di qualità.

Allo stesso modo una gestione centralizzata di reclami, non conformità,segnalazioni e azioni sul sistema ti consentirebbe di migliorare non solo il tuo sistema di gestione ma il prodotto stesso e l’assistenza che potresti offrire al tuo cliente, gestendo al tempo stesso un piano di miglioramento continuo.

Che caratteristiche dovrebbe avere quindi questo sistema?

Per evitare di avere anche tu queste segnalazioni e dover correre ai ripari la soluzione è quindi di dotarti di un sistema centralizzato, magari composto di diversi moduli interconnessi tra di loro che ti consentano di:

  • fare controlli in accettazione
  • fare controlli in process
  • fare controlli sul prodotto finito
  • gestire reclami, non conformità, segnalazioni ed azioni sul sistema
  • pianificare e gestire la manutenzione di impianti, macchinari, strumenti ed attrezzature
  • gestire le procedure, i manuali e tutta la documentazione. Con la garanzia di distribuire solo i documenti corretti alle persone interessate, sia internamente che con l’esterno
  • effettuare gli audit ai fornitori o ai reparti interni
  • gestire le competenze e la formazione del personale e al tempo stesso le consegna dei DPI e la pianificazione delle visite mediche
  • gestire gli indicatori con un sistema che possa anche calcolarseli in automatico 
  • gestire la valutazione dei fornitori
  • pianificare e gestire le riunioni con la possibilità di attribuire le attività individuate alle persone
  • pianificare e gestire il riesame della direzione, raccogliendo in automatico tutte le informazioni a sistema

Se poi lo stesso sistema ti consente anche di gestire i processi e i rischi ad essi associati e ti avvisasse in automatico di tutte le scadenze che ti riguardano avresti trovato il sistema perfetto per te.

Come dici? Non credi possa esistere un sistema del genere?

Lo pensavo anche io prima di conoscere QualiWare.

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