Scopri come risparmiare tempo e denaro nella gestione delle risorse umane in azienda con un metodo semplice e semi-automatico.

 

Anche nella tua azienda tu o un tuo collega passate ore ed ore a gestire le informazioni relative al personale?
Anche tu devi gestire i corsi che devono essere fatti all’interno della tua azienda?
Passi le tue giornate a controllare le scadenze delle visite mediche a cui devono essere sottoposti i tuoi dipendenti?
Ti occupi tu di consegnare e gestire i dispositivi di protezione individuale che devono essere consegnati ai tuoi collaboratori o colleghi?

Se hai risposto SI ad almeno una delle domande qui sopra allora continua a leggere.

Le informazioni da gestire relativamente alle risorse umane sono di varia natura, e molte di queste sono legate a disposizioni legislative o normative che vengono aggiornate e alle quali tu difficilmente riesci ad adeguarti rapidamente o con uno sforzo minimo.

Hai mai pensato a quanto tempo dedichi ogni giorno, ad esempio, per organizzare i corsi di formazione del tuo personale?
Quante scadenze devi gestire per ogni singola persona?
Ci sono: la visita periodica per il controllo della vista, il corso di formazione per l’addetto all’antincendio che deve essere rinnovato ogni 3 anni così come il corso di addetto al primo soccorso.

La struttura delle informazioni è tipicamente “tabellare” per cui potresti pensare che Excel è lo strumento più adatto per gestirle, ma i suoi limiti sono veramente molti.

Pensa alla Riservatezza dei dati che devi gestire, con Excel riesci a garantire che nessuno li alteri o per lo meno riusciresti a risalire a chi potrebbe averli alterati? La risposta è no, a meno che tu non sia un esperto informatico o che il tuo reparto informatico non abbia attivato tutta una serie di procedure che gli consentirebbero di risalire a chi ha avuto accesso ad un documento ma con un enorme dispendio di risorse e tempo sia per implementarlo che per gestirlo.

E tutta questa mole di dati riusciresti ad estrarli e ad analizzarli velocemente? Dovresti aprire ogni singolo file Excel ed andarti a selezionare per ognuno le colonne che ti interessano per poi estrarre i dati che ti interessano per poi analizzarli. E questo ripetuto per ogni singolo foglio Excel che ti interessa.

E per condividere tutte queste informazioni quanto tempo ti ci vuole?

Ho provato a fare una botta di conti per te…

  • Per avere un’idea delle scadenze delle visite programmate impieghi in genere circa 15 minuti per fare un’estrazione dai fogli Excel.
  • Per fare il calendario della formazione per ogni area aziendale ti vogliono in media 30 minuti.
  • Per avere un riepilogo dei costi della formazione per ogni area altri 30 minuti almeno
  • Per l’analisi delle competenze per fare un piano formativo o per gestirlo ti servono in media 4 ore, mezza giornata per organizzare un piano formativo adeguato alle funzioni che vengono svolte nella tua azienda.
  • Infine per avere una statistica dei costi complessivi relativi alle risorse umane, comprese le retribuzioni, a te servono all’incirca 8 ore.

Quante cose potresti fare se riuscissi a dimezzare se non addirittura a ridurre ad un quarto il tempo necessario a svolgere queste attività?

Ma il tempo non è l’unico fattore da valutare…è importantissimo anche pensare al rischio che corri se ti dovessi dimenticare una scadenza.

Mettiamo caso che tu mandi i tuoi collaboratori presso i tuoi clienti ad eseguire dei lavori utilizzando dei muletti e uno di loro si fa male…come ti giustifichi con l’assicurazione se poi scoprono che ti sei dimenticato che gli scadeva il patentino per il muletto per cui non avrebbe potuto guidarlo? Non puoi certo dirgli che hai troppe cose a cui pensare e che ti è sfuggita proprio questa scadenza.

Cosa ti potrebbe servire per migliorare questa gestione?

Ti servirebbe un’unica interfaccia di accesso alle informazioni sulle risorse umane, ti servirebbe un database che da solo riuscirebbe a risolve i tre problemi di:

  • Riservatezza
  • Estrazione dati
  • Condivisione delle informazioni

Questa interfaccia esiste!

Il passaggio da fogli Excel ad un software gestionale è sempre delicato, ti faccio vedere in maniera più dettagliata di prima quali potrebbero essere i tempi necessari alle normali attività di gestione del personale fatte con Excel o fatte con il modulo Gestione Risorse Umane e Sicurezza di QualiWare.

[table caption=”Confronto dei tempi di gestione delle HR”]

Attività, Prima, Tempo rich. prima, Dopo, Tempo rich. dopo

Gestione Anagrafica Personale, Inserimento su Excel, 5 min., Inserimento in QualiWare, 5 min.
Gestione dati 626 (DPI – visite mediche), Inserimento in fogli Excel, 2 min. ,Inserimento in scheda anagrafica, 4 min.
Statistica dei DPI consegnati, Estrazione da fogli Excel, 15 min., Esecuzione di una stampa, 1 min.
Statistica scadenze visite programmate, Estrazione da fogli Excel, 15 min. ,Esecuzione di una stampa, 1 min.
Pianificazione formazione, Inserimento in fogli Excel (viene fatto?), 2 min. ,Inserimento in scheda ,2 min.

Inserimento dati formazione a consuntivo (efficacia), Inserimento in fogli Excel (viene fatto?) ,5 min. ,Inserimento in scheda ,5 min.

Calendario formazione per area, Estrazione da fogli Excel ,30 min. ,Esecuzione stampa, 1 min.
Riepilogo costi formazione per area, Estrazione da fogli Excel, 30 min.+ ,Esecuzione stampa, 1 min.
Gestione competenze, Inserimento in fogli Excel (viene fatto)?, 10 min. ,Inserimento in anagrafica, 10 min.
Analisi competenze per redazione/verifica piano formativo, Estrazione da fogli Excel, 4 ore ,Esecuzione di stampa, 1 min.
Gestione infortuni, Inserimento in fogli Excel (viene fatto?), 2 min., Inserimento in scheda anagrafica ,2 min.
Statistica infortuni, Estrazione da Excel, 20 min., Esecuzione stampa, 1 min.
Gestione richiami e provvedimenti, Inserimento in fogli Excel (viene fatto?), 5 min., Inserimento in scheda anagrafica ,5 min.
Inserimento costi retribuzione su una persona per esecuzione statistiche, Inserimento in fogli Excel ,20 min. a mese, Importazione da file paghe, 1 min.
Inserimento costi benefit per persona per esecuzione statistiche, Inserimento in fogli Excel ,Viene fatto?,Inserimento in anagrafica, 5 min.
Inserimento dati contrattuali per persona per esecuzione statistiche e budget, Inserimento in fogli Excel, 5 min., Inserimento in anagrafica, 5 min.
Statistica costi complessivi risorse umane (comprese retribuzioni), Estrazione da fogli Excel, 8 ore ?, Esecuzione di una stampa, 1 min.
Esecuzione di statistiche sulle risorse umane in generale, Ricerca dei dati necessari e copia sui fogli Excel, 4 ore +, Esecuzione di una query/report, 1 min.
Recupero informazioni complessive su una persona, Estrazione da fogli Excel ,60 min., Esecuzione di stampa, 1 min.
Sicurezza dei dati, Legata ai permessi sul disco – alta probabilità di errori o dimenticanze o non conformità al dlgs 196/2003, ,Gestibile in modo centralizzato per tutte le informazioni conformemente al dlgs 196/2003, Tempi inferiori per IT in ragione della maggiore semplicità

[/table] In più grazie alla gestione delle competenze puoi ottimizzare i costi di gestione del personale. Potresti ad esempio ricollocare il personale interno in modo da poter svolgere in maniera più ottimale il loro lavoro, garantendo una maggiore soddisfazione del singolo utente che si traduce in una maggiore produttività senza dover necessariamente inserire delle nuove persone in azienda. Come vedi utilizzando il modulo Gestione Risorse Umane e Sicurezza di QualiWare riusciresti veramente a risparmiare un sacco di tempo che potresti dedicare ad altre attività e saresti più tranquillo perché non rischi di dimenticarti nessuna scadenza perché in automatico il sistema ti invierà periodicamente una mail che ti avviserà delle scadenze relative ad ogni persona.

Marco Marchetti – Responsabile Qualità – Galletti s.p.a. “L’ utilizzo di QualiWare ha reso più semplice la coordinazione del personale in materia di sicurezza aziendale, in particolare il tema del controllo in termini di: Processo di assunzione, visite mediche, formazione del personale, utilizzo DPI, QualiWare ha permesso di automatizzarne la gestione assicurando il rispetto delle scadenze a cui queste attività sono soggette, permettendo il pieno controllo delle operazioni inerenti al rispetto dei requisiti cogenti a cui la sicurezza aziendale è sottoposta.”

In un momento di storico sfavorevole come quello attuale, le aziende devono mantenere sotto controllo i costi, e migliorare l’efficienza, di ogni aspetto della propria organizzazione.
Le risorse umane sono una voce di costo consistente e devi gestirle con molta attenzione, monitorando i costi ma soprattutto verificando l’adeguatezza alle funzioni ricoperte, preparando piani di formazione adeguati e verificandone l’efficacia.

Diventa quindi necessario gestire molte informazioni in modo strutturato, applicando tecniche di Business Intelligence per prendere le decisioni più adeguate.
Per fare questo è necessario un apposito software gestionale che consenta di gestire tutte le informazioni sulle risorse umane in modo rapido e centralizzato, e offra quindi le risposte giuste nei tempi richiesti.

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