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Come nuovo appuntamento all’”Aperitivo QualiWare” in cui è possibile degustare assaggi di applicazioni realizzate in ambito Qualità, Sicurezza e Ambiente vi proponiamo un Case Study relativo alla Gestione Reclami e Ricambi. 

Esigenza:
Migliorare la gestione e la condivisione dell’archivio delle Pratiche di Vendita, in maniera più organizzata per mezzo di un apposito Workflow e delle potenzialità garantite dal Database e dal software QualiWare.

Soluzione:
Come prima cosa è stata realizzata l’importazione all’interno di un’apposita Categoria Documentale di QualiWare di un file MS Excel contente l’insieme delle Pratiche di Vendita dell’azienda. Il relativo form di gestione dati, realizzato con QualiWare Form Designer (alias QWFD), è rappresentato in figura.

All’interno del modulo standard Gestione Reclami di QualiWare a fronte dell’inserimento di un serial number di una Pratica di Vendita, saranno acquisite automaticamente alcune informazioni.
Su questo form è stato inoltre aggiunto un pulsante personalizzato che, una volta premuto, provvederà alla generazione automatica di un nuovo Documento QW all’interno di una nuova apposita categoria documentale denominata “Scheda Ricambi”.

La Scheda Ricambi sarà quasi totalmente precompilata, resteranno da specificare i Componenti da Inviare, i Componenti da Restituire e le Note relative all’Ordine.
Questo “Ordine” sarà successivamente generato direttamente sul gestionale aziendale grazie al passaggio delle informazioni dal form di QualiWare su tabelle di forntiera dello sstesso gestionale (in questro caso AS400)

Per quanto riguarda la compilazione della parte relativa ai Componenti da Inviare le informazioni relative a Codice e Descrizione del Componente, Magazzino, Quantità disponibile, Causale sono rese disponibili da appositi pulsanti di scelta che prelevano le informazioni aggiornate in tempo reale direttamente dal gestionale aziendale.
La categoria documentale “Schede Ricambi” possiede inoltre un workflow  suddiviso in 4 fasi: “Redazione”, “Approvazione Tecnica”, “Approvazione Ufficio Commerciale” e “Magazzino” in cui sono vengono inseriti automaticamente i nominativi ad ogni passaggio di fase per mezzo di opportune configurazioni.

Vantaggi:
Grazie a questo sviluppo il cliente ha ottenuto un nuovo archivio per la gestione delle Pratiche di Vendita, versatile, facilmente condivisibile e soprattutto regolamentato. In precedenza, come detto, il medesimo archivio era rappresentato da un unico file Excel posizionato in una cartella condivisa del Server, con tutte le ben note limitazioni e controindicazioni che ciò comporta (es. duplicazione incontrollata delle versioni). Prima dell’utilizzo di QualiWare, i dati in esso contenuto non erano collegabili in alcun modo con la Gestione Reclami e la Gestione Ricambi, collegamento invece fondamentale e necessario. La creazione di una nuova Gestione delle Pratiche di Vendita all’interno di QualiWare ha permesso agli utenti che se ne occupano di usufruire di un ambiente comune di condividere con altre realtà aziendali, in maniera controllata, le informazioni in esso contenute.
La nuova funzionalità di ricerca e caricamento della Pratica di Vendita all’interno del Modulo di Reclamo ha permesso agli utenti interessati di risparmiare molto tempo; quantificabile in ORE e non in minuti.
Il fatto poi che QualiWare sia in grado di interagire attivamente con altri database (lettura e scrittura di record), sia all’interno di Maschere standard che di Form completamente personalizzati, ha permesso agli utenti di non dover più ripetere alcuna scrittura doppia dei dati riducendo la probabilità di errore dovute ad errori di battitura o di confusione nei dati immessi, ha permesso di risparmiare molte ore di lavoro e di ottenere una omogeneità di informazioni pressoché totale.
Il Workflow di QualiWare applicato alla Gestione Ricambi ha in pratica permesso di mettere ordine nella suddivisione dei compiti fra gli utenti, eliminando il rischio di sovrapposizioni e inversioni di ruoli, oppure tempi di gestione allungati a causa di informazioni mancanti o errate. Ora ogni attore prende parte al flusso nel momento più opportuno ed il passaggio di consegne fra gli utenti è ben regolarizzato (è QualiWare stesso che si occupa di avvisare direttamente l’utente in quel preciso momento interessato, non disturbando in alcun modo gli altri operatori). La situazione è in questo modo sempre ben delineata e di chiara consultazione sopratutto per chi ha un ruolo di supervisione.