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Il cuore della conoscenza è il possesso dell’informazione. Nella civiltà dell’informazione dire questo è una banalità. Le aziende pullulano di informazioni. Gli armadi e le scrivanie sono piene di carta, i server (e qualche volta i PC, purtroppo) sono pieni di files contenenti ampia documentazione su ogni aspetto dell’azienda stessa.

Per chi le aziende che hanno implementato un Sistema di Gestione della Qualità conforme ad una o più fra le normative ISO 9001, ISO 13485, ISO-TS 16949, i requisiti di registrazione documentale sono ampi e stringenti, e la quantità di carta e di files tende ad aumentare notevolmente.

Si è quindi in grado di conoscere tutto dei processi, consultando questa documentazione, e di prendere decisioni? La risposta è spesso “no”, e per un motivo molto semplice: l’informazione, anche in grande quantità, se non elaborata non porta conoscenza. Ci si avvale delle nuove tecnologie per gestire le informazioni ma spesso non ci si accorge che il modo in cui le si memorizza equivale né più né meno a scriverle su un foglio di carta e a riporle in un cassetto.

Facciamo un esempio pratico: la gestione degli scarti di produzione. Tutte le aziende hanno un sistema di registrazione degli scarti, con un bel modulo cartaceo frutto di una stampa da file Excel o Word, che viene compilato da chi rileva lo scarto e poi trasmesso per le dovute approvazioni. Ovviamente non ci si può fermare alla registrazione, ma è necessario elaborare questi moduli. E qui spesso si incontrano grandi difficoltà: se i moduli sono su carta o su file Word/Excel su un server, non è in alcun modo possibile estrarre rapidamente le importantissime informazioni che l’aggregato di queste registrazioni contiene. E di fronte a queste difficoltà spesso gli uffici Qualità si limitano a cogliere le informazioni essenziali, oppure, qualora vogliano andare più in profondità, sono costretti a impiegare giornate per ricopiare i dati in un altro foglio Excel e aggregarli. In altre parole, in queste condizioni approfondire il grado di conoscenza di un processo costa del tempo e spesso vi si rinuncia a favore di una conoscenza molto superficiale.

Questo è solo un piccolo esempio ma significativo di come “possedere tante informazioni” non significhi necessariamente “conoscere”, perché la conoscenza è sempre frutto di un’elaborazione di tali informazioni, aggregandole, filtrandole, riordinandole, ecc.

Per questo, se si vuole raggiungere l’obiettivo si devono rendere le informazioni e i dati [del Sistema di Gestione della Qualità] facilmente reperibili, elaborabili, aggregabili.

Le tecnologie per farlo non mancano, è però un dato di fatto che nelle aziende i dati e le informazioni relativi alla Qualità (ma potremmo estendere il discorso anche ad altri sistemi di gestione, come quello Ambientale o della Salute e Sicurezza dei Lavoratori) sono spesso considerati di serie B rispetto ai dati della contabilità, del magazzino, della produzione e quindi relegati a file Word o Excel o, quando va bene, a database Access autocostruiti e autogestiti dai dipartimenti aziendali che si occupano dell’Assicurazione Qualità.

Questo è confermato anche da alcune statistiche che riportano che solo una minima parte di aziende certificate ha correttamente informatizzato la gestione del Sistema Qualità con soluzioni apposite. Ma la mancata corretta informatizzazione comporta proprio quanto detto sopra, cioè la grande difficoltà nell’estrazione della conoscenza e nell’utilizzo ai fini della definizione delle strategie. Questo non sarebbe grave se il Sistema Qualità riguardasse una parte limitata dell’azienda, ma come ben sappiamo un Sistema Qualità efficace è immerso in tutta l’azienda, e si occupa di essa a 360°, risultando un validissimo strumento di supporto per l’Alta Direzione, la quale, per decidere le strategie e prendere le conseguenti decisioni, necessita di informazioni sicure, affidabili e il più aggregate possibile. E quindi il dato della Qualità non può e non deve essere un dato di serie B. E per portare i dati del Sistema Qualità dalla serie B alla serie A bisogna strutturarli, e, immediatamente dopo, renderli facilmente gestibili, sia come inserimento che come rintracciabilità e fruibilità in termini di elaborazione. E possibilmente recapitare in automatico il sunto delle informazioni a chi deve fruirne, conferendo quindi proattività al sistema.

Detto in parole semplici: se un Documento di Trasporto è archiviato sotto forma di records in un database posizionato su un server protetto, per quale motivo Non Conformità, Reclami, Azioni Correttive, ecc… , non subiscono un uguale trattamento e vengono invece gestiti in modo destrutturato attraverso files Word o Excel e salvati in cartelle a cui tutti hanno accesso?

Database, ERP, piattaforma Web, nonché i vari tipi di dispositivo, dal PC al tablet allo smartphone, sono tutte componenti che possono essere sfruttate, integrandole, per gestire correttamente dati e informazioni della Qualità. QualiWare è stato sviluppato appositamente per fare questo, e le sue caratteristiche principali sono la semplicità e la flessibilità di utilizzo, oltre che la possibilità di utilizzare appieno le tecnologie utilizzate dalle aziende.

Attraverso la potente gestione documentale, resa estremamente flessibile dal form & workflow designer, e ai moduli già pronti all’uso che coprono i più importanti requisiti delle norme, QualiWare rende possibile la gestione integrandosi perfettamente con gli altri sistemi informativi aziendali, coi quali colloquia grazie agli standard aperti per lo scambio di informazioni. Il risultato è la centralizzazione di tutte le informazioni in un unico database dedicato alla Qualità, interconnesso con tutti gli altri database aziendali, in primis quello dell’ERP.

Ed è in questo modo le aziende possono portare i dati della Qualità dalla serie B alla serie A.

Aggiungiamo un particolare non insignificante: secondo la nostra esperienza, le aziende che più hanno investito in innovazione tecnologica del Sistema Qualità sono anche quelle che meglio hanno saputo affrontare la lunga crisi iniziata nel 2008 e dalla quale non siamo ancora usciti.