“Le Risorse Umane costituiscono la maggior risorsa delle organizzazioni, ma il loro ruolo, nell’era della conoscenza, si trasforma; e la loro gestione, nell’attuale contesto socioeconomico, comporta nuovi approcci.”

Questa affermazione è valida anche per quanto riguarda l’approccio alla gestione delle informazioni riguardanti le Risorse Umane. L’affermarsi dei modelli organizzativi basati sui Sistemi di Gestione (Qualità, Sicurezza, Ambiente, Responsabilità Sociale) ha comportato un notevole aumento del numero di informazioni da gestire per ciascuna risorsa impiegata, ai fini non solo di un utilizzo ottimale all’interno dell’organizzazione, ma anche di una sua tutela negli aspetti di salute e sicurezza. Fino a qualche anno fa, le uniche informazioni gestite erano quelle relative alle presenze e alle paghe. Oggi abbiamo, a livello di singola persona:

  • Formazione ricevuta
  • DPI consegnati
  • Visite mediche sostenute e previste
  • Descrizione delle mansioni svolte
  • Curriculum

Si tratta quindi di informazioni variamente strutturate, e normalmente non gestite all’interno dei sistemi ERP. Per questo, generalmente i dipartimenti che gestiscono le Risorse Umane fanno affidamento a documenti Word e soprattutto a fogli elettronici Excel. Il risultato è, ovviamente, la mancanza di integrazione fra le informazioni, con la necessità di importare manualmente alcuni dati da altri sistemi (ad es. la gestione delle presenze, che tutte le aziende hanno), e anche duplicarli su più file per ottenere le visualizzazioni e le statistiche necessarie. Vi è inoltre un rischio privacy, dal momento che un singolo file è sicuramente più esposto a letture e modifiche indebite rispetto ad una informazione contenuta in un database. Infine, vi è la difficoltà ad effettuare interrogazioni e  distribuirne i risultati.

Questo approccio informatico alla gestione delle informazioni è ovviamente inefficiente, e nel medio termine può impedire una crescita del sistema e anche portarlo al collasso, dal momento che richiede un’elevata quantità di tempo per l’inserimento dei dati e la loro manutenzione.

Se si chiede ad un addetto alla gestione delle Risorse Umane se trova difficoltà nella gestione quotidiana dei dati, probabilmente questi risponderà di no, tanta è l’abitudine generalizzata a gestire le informazioni nel modo sopra descritto, con Excel e Word.

L’utilizzo del modulo Gestione Risorse Umane di QualiWare può invece portare ad una notevole diminuzione dei tempi di gestione, aprendo opportunità di miglioramento precedentemente non immaginabili.

In particolare, per quanto riguarda la gestione della Formazione del personale, è possibile registrare in modo strutturato tutta la formazione erogata, consentendo quindi di avere dati sempre aggiornati sulle competenze acquisite dagli addetti, sui costi sostenuti e anche effettuare analisi sulle necessità future partendo dai requisiti richiesti per svolgere le varie mansioni aziendali. Il controllo sulle scadenze della formazione obbligatoria è inoltre totale.

Vi è inoltre un aspetto di maggiore rintracciabilità che diventa indispensabile in caso di verifica da parte degli organi di controllo, i quali generalmente richiedono l’evidenza della formazione effettuata in base alle normative vigenti (si pensi a quella prevista dall’accordo Stato-Regioni). Con pochi click del mouse è possibile produrre tale evidenza, corredata da tutta la documentazione a supporto, che è possibile archiviare grazie all’integrazione con il sistema di gestione documentale.

Il feedback da parte dei nostri clienti non lascia spazio a dubbi: l’utilizzo del modulo di Gestione Risorse Umane di QualiWare porta notevoli risparmi in termini di tempo, e un aumento della quantità di informazioni disponibili, con la possibilità di implementazione di funzioni precedentemente non disponibili con una gestione tutta basata su Word ed Excel.